Эффективное управление документооборотом - M-Files

Управление документами стало проще

Документооборот редко бывает основным бизнесом компании. Однако сотрудники тратят много времени на управление и контроль документов. Столько времени и сил, которые не тратятся на развитие бизнеса.

M-Files предлагает автоматическое управление документами простым и эффективным способом, так что информация начинает работать на вас, а не наоборот.

Защита документов и гарантированный доступ

В любом бизнесе необходимо следить за тем, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к определенным документам. Управление пользователями и правами доступа в классической структуре с папками требует ресурсов и ручной работы, особенно когда в компании происходят изменения.

Решение для управления документами M-Files предлагает более эффективный и легкий метод.

Права доступа в M-Files являются динамическими и основаны на метаданных. Эти права могут быть основаны на неограниченном количестве критериев, таких как тип документа, связанный проект или дела, или этап рабочего процесса. В случае изменения компании или рабочих групп разрешения изменяются соответствующим образом. Поэтому документы всегда доступны уполномоченным лицам.

Эти автоматизированные права пользователей, основанные на функциях, снимают нагрузку с ИТ-специалистов, которые могут в дальнейшем поддерживать бизнес, а не обновлять эти права вручную.

Нужный документ в нужное время

Хранить документы так, чтобы каждый мог их найти, может быть непросто. Невозможно узнать, сохранил ли ваш коллегу контракт в файле клиента, файле проекта или файле соглашений.

В M-Files документы всегда сохраняются в хранилище и описываются с помощью атрибутов метаданных. Вместо того, чтобы выбирать папку, вам просто нужно знать, какой тип документа вы сохраняете, и пометить его для нужного клиента или проекта.

Вы можете организовать контент, создав динамические представления, в которых перечислены документы и другая информация в соответствии с определенными критериями: по заказчику, по проекту, по дате истечения срока действия, по типу документа или по автору, например. Ярлык «Последние документы» позволяет очень быстро находить документы, над которыми вы работаете. Кроме того, весь контент индексируется для полнотекстового поиска.

Всегда используйте самую последнюю версию.

В типичной конфигурации папок управление версиями документов может быть утомительным. Одна версия находится в сетевой папке, другая - в вашем почтовом ящике, третья - на рабочем столе коллеги и т. Д.

С системой управления документами M-Files у вас всегда будет единственная текущая версия любого документа. Все работают над одной версией, и история версий сохраняется автоматически. Итак, как только вы найдете документ, который ищете, вы знаете, что у вас там последняя версия.

Поддержка всех типов документов и даже писем

M-Files поддерживает все форматы документов, от файлов Microsoft Office до популярных форматов изображений, не говоря уже о файлах AutoCAD.

M-Files также интегрирован с Microsoft Outlook, поэтому важные для вашего бизнеса электронные письма и вложения сохраняются в течение длительного времени.