Хранение документов предприятия

Документация прочно вошла в жизнь каждого человека. С ее помощью документируются разнообразные факты жизни индивидуума и функционирования компании. Деятельность каждой фирмы, каждого предприятия невозможна без организации документооборота.

Процесс работы предприятий, учреждений связан с возникновением большого потока документов. Часть из них создается на предприятии, часть – получается специалистами от сторонних лиц, в том числе юридических. Документы позволяют организовать эффективную работу компании, решить оперативные вопросы, спланировать деятельность в будущем. После использования документов встает вопрос об их хранении. Правильно организованное хранение документации обеспечивает быстрый доступ к ней при необходимости. Такой доступ должен обеспечиваться на протяжении длительного времени. Эффективный доступ к документам возможен только при их распределении по группам, классификации и объединении в дела.

Большой объем документации требует значительного места под ее хранение. Нередко организации не располагают свободным местом под эти цели. В таком случае вопрос хранения документов решается благодаря использованию услуг компаний, профессионально занимающихся хранением документации. В число услуг таких организаций входит не только хранение документов на складе на www.archiv.ru, но и архивная обработка документации, переплет документов, их сканирование и при необходимости уничтожение. Кроме того, архивные компании занимаются обслуживанием документов, созданием электронных архивов и оптимизацией документооборота предприятия-заказчика.

Важнейшим достоинством хранения документов в специальном архиве является высвобождение свободного пространства на предприятии. Срок хранения документации четко регламентирован и может достигать нескольких десятков лет. За указанное время скапливается огромный объем документов. Место их хранения должно быть сухим, защищенным от света, влаги, возгорания. Для размещения документации необходимы стеллажи и вспомогательные складские устройства. Организация собственного склада документов потребует от компании внушительных затрат. Именно поэтому использование услуг специализированных фирм по архивации документов является экономически обоснованным и удобным.

Услугами архивных компаний сегодня пользуются многие предприятия. В их число входят нефтегазовые и страховые компании, медицинские учреждения, предприятия государственного сектора, юридические конторы. Данный вид услуг популярен у предприятий, деятельность которых связана с большим документооборотом.